Guía para una excelente Retroalimentación de Desempeño

En las empresas es común escuchar el término retroalimentación de desempeño, luego de finalizar el primer semestre y el año. A veces suele ser un espacio mandatorio por parte de Recursos Humanos y se convierte en una cosa más por hacer en las miles de tareas diarias.

Si se realiza la retroalimentación de desempeño de la manera adecuada se podrá ver un aumento en la productividad, mejora en el clima laboral, motivación del equipo y retención del talento.
Aquí te dejo una guía para que le saques el mayor provecho a este espacio y puedas disfrutar de cada retroalimentación con tu equipo.

1. Define tu Objetivo

Antes de iniciar la conversación debes pensar que es lo que quieres alcanzar con la conversación. Define el mensaje que quieres transmitir. Ten los puntos que vas a comentar claros y llévalos por escrito como una guía. Te serán bastante útiles para que la retroalimentación de desempeño no pierda su rumbo.

2. Establece un ambiente de confianza

En este punto es importante tanto la forma como el fondo.
Es importante tener un espacio reservado donde puedan hablar de manera abierta sin temor a ser escuchados por otras personas. Evitar interrupciones. Lo ideal es apartar tiempo suficiente para finalizar la retroalimentación sin presión y contratiempos.

La confianza es vital en el éxito de la retroalimentación de desempeño. Podrías construir unos acuerdos con el colaborador donde ambos definan qué necesitan para que ese espacio sea libre de juicios y productivo para ambos.

3. Escucha al colaborador

Puedes iniciar la conversación con preguntas abiertas, que te permitan conocer lo que piensa y siente tu colaborador. Entender desde donde actúa, te permitirá realizar una mejor retroalimentación de desempeño.

Chris Voss, en su libro Rompe la barrera del NO, afirma que quien escucha es quien tiene el control en una conversación y puede dirigirla hacia sus propios objetivos. Quien habla revela información, y esto es lo que queremos que haga el colaborador en una primera instancia. Pueden serte útiles estas preguntas

¿Cómo te sientes?
¿Qué piensas?
¿Qué crees que puedes hacer mejor?
¿Qué necesitas para mejorar tus resultados?

4. Retoma los objetivos

Recuerda los objetivos SMART de la anterior publicación. (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con tiempo definido). La retroalimentación de desempeño tiene mejores resultados al realizarla sobre objetivos planteados con anticipación y acuerdos pactados por ambas partes, más que en supuestos y expectativas desconocidas.

5. Resalta sus fortalezas

Reconocerle a cada persona del equipo lo que hace bien tiene dos efectos. Primero refuerza la conducta que se desea mantener y repetir en el tiempo. Segundo genera emociones positivas. Quien recibe el feedback puede tomar una postura abierta para escuchar sin prevenciones.

6. Comparte sus áreas de mejora

Una vez el colaborador está con actitud abierta, puedes comenzar a decir los aspectos a mejorar. Básate en los hechos de manera específica. Muestra la brecha entre los objetivos y el lugar en el que se encuentra el colaborador.

7. Construye un plan de acción

Como líder debes plantear preguntas abiertas que le ayuden al colaborador a diseñar su propio plan de acción. Recuerda que cuando son metas impuestas, la motivación no será la misma que cuando son construidas por él mismo.

8. Agradece

Es ideal cerrar la conversación con palabras de agradecimiento y valoración. Finalizar con frases positivas permite que el colaborador salga de la reunión con motivación y el ánimo arriba para empezar a cambiar.

9. Sé específico. Utiliza ejemplos

Es común utilizar generalizaciones en las retroalimentaciones de desempeño. Frases como: “eres egoísta con la información. No cumples con los tiempos pactados. Las presentaciones son poco claras…” Estos comentarios son tan poco tangibles que el colaborador no sabrá con claridad cuál es el cambio que necesita realizar. Es útil usar ejemplos y aterrizar las ideas lo más específico posible. Por ejemplo: “en la presentación del viernes…. En el proyecto x entregaste el informe con 15 días de retraso.”

10. Dirige los comentarios a los hechos y no a la persona

El lenguaje es clave en la vida y en la retroalimentación de desempeño no es la excepción. Escoger las palabras precisas y comunicarlas de la manera adecuada marcará la diferencia entre motivar y aburrir a un miembro del equipo.

Es importante que los aspectos a mejorar estén dirigidos a los hechos. Hay una gran diferencia entre decir “eres una persona impuntual” a “en el último mes no has llegado a tiempo a la oficina”. O “eres grosero con los clientes” a “en la reunión de hoy, tu forma de hablar fue grosera con los clientes”.

En la primera nos dirigimos al ser y en la segunda el foco está en el hacer. Si nos enfocamos en los hechos será más fácil cambiar y la persona tendrá mayor receptividad.

11. Realízalo de manera periódica

El peor error en el que caen los lideres, es esperar los espacios definidos por Recursos Humanos para retroalimentar el desempeño. Por favor hazlo de manera periódica. Que se convierta en un espacio natural y necesario en la relación líder-colaborador para avanzar. Al iniciar un proyecto, después de cumplir una etapa del proyecto, al finalizar un día difícil, o para cerrar el mes.

Ejercita este hábito y verás que cada vez será más fácil, y los resultados serán extraordinarios.

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